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時間管理できるとメリットが多い!時間管理術教えます

時間管理できるとメリットが多い!時間管理術教えます

いつも時間に追われている人っていますよね。時間がないという人に限って、実は時間管理ができていないことが多いのです。

そこで、ここでは

  • 時間管理できる人の特徴
  • 時間管理をするメリット
  • 仕事で役に立つ時間管理術

についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

時間管理ができる人はどんな人?

時間管理ができる人は、スケジュールを立てるのが上手く、物事の優先順位の判断ができ、時間を常に有効活用しています。時間管理ができる人は、自分で時間を作るすべを知っているのでしょう。ここからは時間管理ができる人の特徴をご紹介します。

何から取り組むべきか理解している


時間をコントロールできる人は、何から取り組むべきなのかを理解しています。物事を順序立てて、優先順位の高いものから片付けていくのです。そうすることで貴重な時間を割くこともなく、時間を有意義に使えるようになります。

優先順位を決めるためにはコツがあり、自分にとって何が重要なのかを見極めることができれば簡単です。時間管理ができる人は、自分の中で優先すべきことを仕事やプライベートごとに分けて考えているのです。

作業終了の目標時間を決めている

目標時間を決めずに行動すると、どうしてもダラダラと行動してしまい、結果的に長引くことがほとんどです。時間管理できる人は、作業の開始時間と終了時間を計算して行動します。当然、計画通りに動くので作業にもメリハリが出てきます。

時間管理ができない人ほど「いつかやる」と伸ばし伸ばしにしてしまうでしょう。しかし、時間管理が上手な人は「すぐにやる」という人が多いのです。常に前倒しで行動することによって、目標時間をより縮めていくことに繋がります。

スキマ時間を有効に活用できる


生活の中には、必ずと言って良いほどスキマ時間というのがあります。昼食を食べたあとの休憩時間、移動している時間など、意外と無駄にしてしまっている時間が多いと感じていませんか。時間管理できる人は、それらのスキマ時間も計画に入れています。

物事をひとつのプロセスとして考えることによって、そこで生まれたスキマ時間を有効に活用できるようになるのです。メールチェックやスケジュール管理など、簡単な仕事はスキマ時間に終わらせて、本当に大切なところに多くの時間を使いましょう

アプリなどでスケジュール管理をしている

時間を管理するのに重要となるのがスケジュール管理です。時間管理ができる人はアプリなどを使ってスケジュール管理をしています。仕事の進捗管理はもちろん、同僚の進捗状況も把握することで、サポートできるようにしているのです。

もちろん、自分のスケジュール管理を徹底すれば、時間にも余裕が出てきます。そうなると同僚を助けることができるばかりでなく、自分自身の余暇の時間を増やすこともできるのです。時間管理ができる人は、充実した生活を送っているといえるでしょう。

スケジュール表を見やすく書ける

スケジュール表がぐちゃぐちゃになっていると、何をどこに書いているのか把握できません。時間管理をするためには、スケジュール表を見やすくすることが必要です。時間に余裕がある人というのは、スケジュールを把握しているのはもちろん、メモの内容も簡潔でわかりやすいものにしています。

スケジュール表はアプリでも作成することが可能です。手書きよりも効率よく管理できるので利用する人が増えています。予定を管理することで物事の優先順位が明確になり、効率的な行動ができるようになるのです

時間管理をすることで、できるメリット

時間管理をすることで、無駄に使っていた時間から解放されるのはもちろん、効率が良くなり、能力も高くなります。その他、会社内での円滑なやり取りにも繋がり、得られるメリットは大きくなっていくでしょう。ここでは時間管理をすることによるメリットをご紹介します。

残業から解放される


時間管理をすれば、無駄な残業に悩まされることも少なくなります。空いた時間は自分の好きなように使えるようになるので、プライベートも充実するでしょう。また、その時間を有効活用できるので、他の仕事にも対応できるようになるのです。

残業というのは、現代人にとってのガンです。残業を頑張るのが正しいといわれてきた時代は終わり、近年はいかに残業をしないようにするかが重要となっています。むしろ残業をせずにしっかりと時間内で仕事を終わらせる方が、社内評価も上がりやすいでしょう

生産性が向上する

仕事で重要なのはいかに頑張ったかというより、いかに生産性を向上させるための働きができたか、ということでしょう。時間管理をすると無駄を省くことができるので、企業や会社は全体の生産性がより向上します

会社や企業の生産性が向上すれば、利益も大きくなり、最終的には自分の給料自体が高くなるかもしれません。給与が上がらないと嘆く前に、まずは時間を有効活用することで、生産性をより向上させるような努力をした方がいいのではないでしょうか。

自己管理能力が上がる

自己管理能力というのは、磨かないとよりどんどんと錆びてしまいます。時間管理に慣れていけば、自己管理能力が高まり、仕事上の能力向上にも繋げていくことができるでしょう。自身の能力の把握のためにも自己管理能力は重要となります。

また、自分を客観的に見ることができるようになるため、作業にかかる時間を計算できます。そうなると「この作業だと、この時間までにはできる」と自分の能力を把握することにも繋がります。それは自分のキャパシティーを超えて無理に働く、ということを防ぐことに繋がるでしょう。

心に余裕が持てる


常に時間に追われるということがなくなるため、心にもゆとりが生まれます。時間がない人に限って「なんでこんなに忙しいだろう」と考えてしまうことが多いのです。時間がないとストレスも蓄積し、より効率が悪くなってしまいます。

まずは時間管理をして、自分のキャパシティーを超えない作業量をこなすようにしましょう。会社や企業としてもそれぞれの能力を把握すれば、時間の割り当てなどもしやすくなります。働く人が心に余裕を持てるよう、時間管理を徹底することは重要です。

見極める力がつく

物事の優先順位を決めて行動することが時間管理に繋がり、それを繰り返すことで見極める力が身につきます。必要な行動と不必要な行動を分別できるようになるので、無駄なことに時間を割くことも少なくなっていくはずです。

時間管理をすることで物事の判断を正確にできるようになり、作業時間の短縮などに役立ちます。優先順位を決めて仕事をすると、自分の負担も減らしていくことができるでしょう。実行すれば、残業をしないのに給料を高く保つことができるかもしれません。

社内トラブルを未然に防げる


時間管理ができないと、社内トラブルの原因となります。やっておかなければならないものが終わっていないと、他の同僚にも迷惑をかけてしまいます。それが連動すると1つの案件全体の遅れに繋がるのです。

時間管理がしっかりできれば、社内トラブルも防ぐことが可能です。時間に余裕が出てくるので、他に困っている社員がいればサポートできます。効率も良くなり、円滑なコミュニケーションもできるようになるでしょう。

コミュニケーション不足が解消する


共有すべき社内情報が行き届いていないために、トラブルになったりするため、情報交換はとても重要です。時間管理ができればコミュニケーション不足も解消でき、スムーズに気持ち良く仕事ができるでしょう

忙しくて時間に追われていると、社内でのコミュニケーションも少なくなってしまいます。出社してから帰宅するまでに、一言も話さないという人もいるかもしれません。そうなるとコミュニケーション不足によるトラブルも増えていくので注意しましょう。

仕事で役に立つ時間管理術

時間管理術を学べば、仕事で役立つことは間違いないです。仕事以外でもプライベートで役立つことも多いので、ぜひ参考にしてみてください。ここからは、具体的な時間管理術について解説します。時間を上手に使いこなして、時間がない状態から脱却しましょう。

その日のスケジュールは具体的に書き出す


時間管理で重要となるのは、スケジュールを確認することです。毎日その日その日のスケジュールを具体的に書き出しておくようにしましょう。書き出しておくことによって頭に入るだけではなく、優先順位も見えてくるようになります。

スケジュールを分刻みで管理することで、作業時間を決めることができ、やるべきことをしっかりとこなせるようになります。近年はメモ帳や手帳以外にもアプリで管理できるものがあるので、それらも活用してみてください。

優先順位をつけて作業する

優先順位をつけることによって、作業はより効率化していきます。仕事の中でも、重要なものとそうでないものが必ずあるはずです。会議やプレゼンなど避けられないものは優先順位を高くし、書類の整理など比較的簡単なものは優先順位を低く考えておきましょう。

自分がやるべきことが具体的に見えてくれば、時間の使い方もとても上手になります。優先順位がわかると、その作業ごとにかかる時間も把握できるようになり、全体的な1日の流れも把握できるようになりますよ。

タスクひとつずつに期限をもうける


タスクごとに、ひとつひとつ期限を設定するというのも効果的です。タスクごとに分けて考えると、より効率よく作業を行えます。期限に関しては現実的なものを設定し、早めに終われば、前倒しで作業していくと良いです。

ただ、タスクによってはトラブルが発生することもあるので、不測の事態に合わせた時間を設定しておくというのが良いでしょう。期限を設定しておき、余裕がある場合はスキマ時間に他の仕事を入れるなど工夫すれば、より時間を有効活用できます。

SNSチェックは時間を決めて行う

SNSをチェックするのが日課になっている人も多く、仕事中にもふと確認してしまう人がいるでしょう。それらのSNSチェックは時間を決めましょう。おすすめなのは、移動時間などのスキマ時間をチェックする時間にすることです。スキマ時間であれば無駄になることもなく、それでいてちょっとした息抜きにもなります。

集中配分を考える


人間の集中力というのは、最高でも数十分しか続かないといわれています。それこそ集中力がない人は10分~20分しか続かないでしょう。集中力が一度切れてしまうと、どれだけ高めようと思っても難しいので、最初から集中する時間の配分を考えましょう

重要な仕事は集中してやらなくてはなりません。それ以外の仕事は上手に手を抜きましょう。書類整理などは集中しなくてもある程度できるものです。簡単な仕事で手を抜くことで、本当に集中したい時に集中することが可能となります。

余裕のあるスケジュールを組む

スケジュールに関しては、常に余裕を持って組むようにしてください。作業時間が50分だとすると、60分で考えておくなど、それぞれのタスクごとに数十分ほど余分な時間を作っておくと、時間的にも余裕がでてきます。

まとめ

常に時間がない人は、時間管理が苦手な人なのかもしれません。しかし、時間管理術を学べば、作業効率も良くなり、仕事でも成果を発揮できるようになります。

こちらで紹介した時間管理術を駆使して、ぜひ上手に時間を使いこなしましょう。

Source: feely[フィーリー]
時間管理できるとメリットが多い!時間管理術教えます